KuntaIT-ratkaisut tukevat kuntien toiminnan kehittämistä

KuntaIT on kehittänyt ratkaisuja kuntien oman toiminnan ja kuntalaisille suunnattujen palvelujen kehittämiseen. Marraskuussa kuntapäättäjien keskuudessa toteutetun kyselyn mukaan sekä tarve että valmius ottaa käyttöön KuntaIT-ratkaisuja ja palveluja on kasvanut. KuntaIT-palvelujen ja KuntaIT-toiminnan tunnettuus on parantunut selvästi. Hankkeen omat viestintäkanavat, verkkosivusto ja sähköinen uutiskirje ovat nousseet tärkeimmiksi tietolähteiksi.

Ensimmäisiä KuntaIT-ratkaisuja otetaan parhaillaan käyttöön ja eri hallinnonaloille luodut määrittelyt tukevat toimialat ylittävien prosessien kehittämistä. Yhteistyö kuntien ja eri toimijoiden välillä on lisääntynyt, samoin ymmärrys tietohallinnon roolista kunnan toiminnan tehostamisessa: tietohallinto voi toimia yhtenä apuvälineenä kuntien johtamisessa. KuntaIT:n työ on vielä kesken, mutta paljon hyviä tuotoksia on jo saatu aikaan.

- On hienoa havaita, että keväällä maakuntakeskuksissa pitämämme tilaisuudet, syksyn kuntakohtaiset työpajat ja muu toimintamme ovat lisänneet tietoisuutta sähköisen asioinnin kehittämisestä ja sen tuomista hyödyistä. KuntaIT-ratkaisut koetaan tärkeiksi ja ne herättävät kiinnostusta. Samalla verkostoituminen ja kuntien välinen yhteistyö on lisääntynyt. Kun useammat tahot miettivät yhdessä kuinka toimintaa kannattaa kehittää, vähenee päällekkäinen työ, kertoo neuvotteleva virkamies Heikki Talkkari KuntaIT-jalkautusohjelmasta,

- Olen tyytyväinen, että KuntaIT-ratkaisujen tunnettuus on vuoden aikana kasvanut ja hankkeista on positiivinen mielikuva. Olemme tuoneet kuntakentälle ajankohtaista tietoa tämän hetken kehityksestä ja sekä luoneet kokonaiskuvaa siitä, kuinka KuntaIT-hankkeet linkittyvät muihin meneillään oleviin kehityshankkeisiin kuten SADe-ohjelmaan. Läsnäoloamme maakunnissa on pidetty hyvänä ja niissä sekä kuntakohtaisissa tilaisuuksissa käymämme keskustelut ovat olleet antoisia, Talkkari jatkaa.

Valmiista ratkaisuista käyttöönotettaviin määrityksiin
Hyvänä esimerkkinä käyttöönotoista on syksyllä alkanut asiakaspalvelukeskustoiminnan (ASPA) työstäminen. Yhteisessä verkostossa kymmenkunta kuntaa ja kaupunkia hyödyntää aikaisempia aikaansaannoksia Oulussa toteutetusta ASPA-mallista sekä oppii toinen toisiltaan.

- Toki kiinnostus eri hankkeiden tuotoksia kohtaan vaihtelee. ASPAlle oli nyt selkeää tilausta eri kaupungeissa. Kuntarekry.fi on selkeään tarpeeseen tehty ja helposti käyttöön otettava ratkaisu. Toisessa ääripäässä oleva kokonaisarkkitehtuuri on jo käsitteenä vaikea hahmottaa. Sen hyödyntäminen edellyttää ymmärrystä siitä, mistä ensinnäkin on kyse ja kuinka sillä voidaan tukea kunnan päätöksentekoa samalla kun vähennetään päällekkäisyyksiä, sanoo Talkkari.

KuntaIT-hankkeissa on tuotettu lukuisia eri aihealueita koskevia määrittelyjä kuntien palveluiden ja tietohallinnon kehittämiseen. Osa määrittelyistä on otettavissa käyttöön heti.

- Esimerkiksi kunnan rakennetun ympäristön sähköiset palvelut (KRYSP) -hankkeessa on määritelty paikkatietovarantojen rajapinnat eri järjestelmätoimittajien sovelluksiin. Uudet rajapinnat avaavat kuntien rakennusvalvonnan, ympäristötoimen ja maankäytön prosessien tietojärjestelmissä olevat tiedot muiden toimijoiden käyttöön. Sähköisen asioinnin työpöydän määritykset taas auttavat kehittämään uusia vuorovaikutteisia asiointipalveluja, Talkkari kertoo.

- Kohti kumppanuutta – lapsiperheiden rajattomat palvelut -hanketta seurataan monissa kaupungeissa aktiivisesti. Hankkeessa kehitettyjen palvelukokonaisuuksien – prosessikuvausten, vaatimusmäärittelyjen ja viitearkkitehtuurin – hyödyntämiseen on kiinnostusta. Myös sosiaali- ja terveystoimen johtamiseen sekä tietojohtamiseen tehdyt määrittelyt ovat kuntien hyödynnettävissä. Sähköisen arkistonmuodostussuunnitelman (eAMSin) hyviä tehtäväluokitteluja kannattaisi lisäksi hyödyntää ja käyttää siinä Arkistolaitosta tukena.

Tietohallinnosta johtamisen väline
Työsarkaa vielä riittää. Tietohallinto ja sähköinen asiointi eli KuntaIT:n ydintoiminta mielletään vielä toisinaan pelkästään IT-ratkaisujen ja järjestelmien kehittämiseksi. Näin ei kuitenkaan ole.

- Jos puhutaan pelkästään tietohallinnon kehittämisestä tai sähköisestä asioinnista, on helppo ajatella, että ne kuuluvat vain tietohallinnolle, ja että ne voidaan ulkoistaa kunnan päätöksenteon ja johtamisen ulkopuolelle. Kyse on kuitenkin ennen kaikkea kunnan toimintojen tehostamisesta, joka edellyttää usein laajojakin toiminnallisia muutoksia. Ja harva kunta haluaa tai voi kokonaan ulkoistaa oman toimintansa kehittämisen.

- Kunnan tietohallinto onkin ymmärrettävä johtamisen välineeksi. Niinpä kunnan on otettava vastuu tietohallinnon ja sähköisen asioinnin omistajuudesta ja kehittämisestä. Tietohallinnolta on myös vaadittava, että se tuottaa kunnan johdolle tietoa, joka tukee päätöksentekoa. Tässä kokonaisarkkitehtuuri on hyvä väline ja se pitää kytkeä osaksi normaalia toiminnan suunnittelua ja strategian laadintaa sekä sen toteutumisen seurantaa, Talkkari kertoo.

Ei kannata jäädä odottamaan
KuntaIT tukee käyttöönottoja myös tulevina vuosina.

- Jatkolle on selvää tarvetta. Lopullinen tulos KuntaIT-toiminnasta syntyy vasta kun ratkaisut ja palvelut otetaan täysimittaisena käyttöön. Käyttöönotot ovat nyt alkaneet ja niihin on herännyt selkeästi laajamittaista kiinnostusta. Toivomme, että voimme tukea ensi vuonna kiinnostuneita kuntia kohdennetusti ratkaisu- ja tapauskohtaisesti. Vuoden 2011 alkupuolella voimme kertoa tarkemmin, missä muodossa ja miten laajasti tukea voidaan antaa, kertoo Talkkari.

- Jos tietohallinnon tai sähköisen asioinnin kehittämistä ei ole vielä aloitettu, on nyt aika tarttua toimeen. Kannattaa tutustua olemassa oleviin ratkaisuihin ja selvityksiin sekä hakea sieltä itselleen parhaiten sopivat. Kehittämisessä kannattaa ehdottomasti toimia yhdessä naapurikuntien tai muiden aiheesta kiinnostuneiden kanssa. Yksittäisten kuntien on turha keksiä kaikkea aina alusta alkaen. On myös hyvä muistaa, että nämä hankkeet etenevät askel askeleelta, ja nyt ollaan monessa kunnassa kehityksen alkuvaiheessa, muistuttaa Heikki Talkkari.

KuntaIT-palveluihin ollaan tyytyväisiä
Marraskuisen KuntaIT-kyselyn vastaajat toivoivat valmiita ja selkeitä ratkaisuja, joita myös pienet ja keskisuuret kaupungit voisivat käyttää. Huolta kannettiin palvelujen yhteensopivuudesta ja rajapintojen avoimuudesta sekä kuntien osallistumisesta palvelujen kehittämiseen. Osa vastaajista koki, että KuntaIT-palvelujen käyttöönoton tulisi olla pakollista ja valvottua nykyisessä tilanteessa. Kuntaliitosten koettiin vaikuttavan halukkuuteen ja mahdollisuuteen kehittää kunnan toimintaa.

Eri toimijoiden, kuten KuntaIT:n, SADe-ohjelman, KPK ICT Oy:n ja JIP:in, työnjako koettiin osin vielä epäselväksi. Toiminnasta tulisi tiedottaa enemmän ja selkeällä tavalla, jolloin asiakkaat osaisivat vaatia kuntaa panostamaan käyttöönottoihin.

Vastaajat olivat tyytyväisiä moniin KuntaIT-palveluihin. Positiivista palautetta saivat muun muassa Sote-tietojohtamishanke, JHS-suositukset, kokonaisarkkitehtuuriprojekti ja asiakaspalvelukeskustoiminta ASPA.

****

KuntaIT järjesti vuoden 2010 aikana parikymmentä tilaisuutta maakuntakeskuksissa ja lukuisia yksittäisiä kuntatapaamisia ja työpajoja. Tietoa ratkaisuista ja palveluista jaettiin myös muiden järjestämissä tilaisuuksissa, omilla verkkosivuilla ja kuntasektorin päättäjille kohdennetulla sähköisellä uutiskirjeellä. Osana toimintaa KuntaIT:n hankkeita tuettiin ratkaisujen ja palveluiden tuotteistuksessa ja konseptoinnissa.

Marraskuussa toteutetussa kyselyssä selvitettiin KuntaIT-ratkaisujen ja KuntaIT:n tunnettuutta kuntakentässä sekä kuntien tarvetta ja valmiuksia kehittää sähköisiä palveluitaan ja ottaa käyttöön KuntaIT-ratkaisuja. Lisäksi selvitettiin millaista kehitystä oli tapahtunut joulukuussa 2009 toteutettuun kyselyyn verrattuna. KuntaIT-ratkaisujen hyödyntämisestä kiinnostuneiden kuntien määrä oli noussut huomattavasti edellisvuodesta, 52 %:iin Suomen kunnista. Kyselyyn vastasi 367 henkilöä.