Kotihoidon indikaattorien saamista tuotantoon odotetaan Tampereella

 

 

Kuisman mukaan yhtenä tavoitteena ollut tietoisuuden lisääminen tietojohtamisen tarpeista on saavutettu hyvin. Indikaattoreita halutaan hyödyntää strategisessa johtamisessa.

 

- Tämä pilottiprojekti on osaltaan lisännyt johtajien tietojohtamisymmärrystä. Heille on konkretisoitunut, että tietoja trendeistä ja pitkän aikavälin tapahtumista on saatavissa helpommin kuin aikaisemmin ja että toiminta-, talous- ja henkilöstötietoja voidaan tietovarastoissa yhdistää analysointia varten. Tuottavuuden ja vaikuttavuuden mittaamiseen on herätty valtakunnallisestikin. Osittain tämän vuoksi on tarvetta saada kaikki mittarit nopeasti laajaan käyttöön.

 

Kaikki sote-tietojohtamishankkeessa kehitetyt kotihoidon mittarit tuodaankin syksyllä tilaajan ja tuottajan päivittäisen johtamisen työkaluiksi. Lisäksi suunnitelmissa on tuoda mittarit myös johdon työpöydälle osaksi raportointinäkymää. Kun indikaattorien laskentasäännöt ovat valmiina, niiden käyttöä sekä teknisiä toteutuksia aiotaan hyödyntää soveltuvin osin myös muilla toiminta-alueilla.

 

Päivi Kuisma on muutenkin tyytyväinen hankkeeseen ja sen tuloksiin.

 

- Aiemmin haimme perustietojärjestelmistä pääasiassa yksittäisiä tietoja kuten käyntien tai asiakkaiden lukumäärä eri palveluissa. Jatkossa saamme palveluista tietoa, joka kuvaa tuottavuutta, vaikuttavuutta ja kustannustehokkuutta kuten kustannukset toimintakykyluokittain. Uutta nimenomaan on kuvata tietoja asiakassegmenteittäin, joka antaa kuvaa monipuolisemmin palvelujen kohdentumisesta kuin aiemmin käytetty käyntien lukumäärä.

- Pystymme myös kohdentamaan työaikaa entistä enemmän oleelliseen työhön, kun tiedon keruuprosessit ovat automaattisia ja yksinkertaisia. Tämä pienentää henkilöstökuluja tietotuotannossa. Uskomme vastaavien projektien parantavan kerätyn tiedon laatua, koska kirjaaminen tarkentuu, kun tieto ja tiedontarve tulevat näkyväksi.

 

Olemassa olevan tiedon kerääminen järjestelmistä osana normaalia toimintaa koettiin Kuisman mukaan hyvänä. Arjen työssä ei ole tarvetta tallentaa ylimääräistä tietoa mittareiden tarvittavan tiedon vuoksi.  Hyvää oli myös se, että hankkeen alussa käytettiin runsaasti aikaa käsitteiden määrittelyyn ja keskusteluun kuntien välillä siitä, mitä ne sisältävät. Määrittelyjen tietosisältöihin tuli pieniä tarkennuksia vielä projektin aikana, nämä toivat hieman lisähaastetta.

 

- Käsitteiden määrittely nosti esiin tarpeen yhtenäisistä kirjaamiskäytännöistä kuntien toiminnassa.  Juuri kirjaamiskäytäntöjen eroavaisuus tuo haasteita nyt kerättyjen tietojen vertailtavuuteen ja luotettavuuteen. Esimerkiksi meillä kotihoidon käyntiaikaan lasketaan myös ostoksilla käyntiaika − muualla näin ei ole. Luotettava vertailukelpoisuus edellyttäisikin valtakunnallisia ohjeita kirjaamismalleista.

 

Pilottiprojektin myötä Tampereen sisäisiä kirjaamistapoja tarkennettiin. Kirjaamiskäytäntöjen lisäksi tuloksiin vaikuttavat käytössä olevan tekniset ratkaisut. Tampereella ei ole kattavasti käytössä ns. mobiililaitteita. Koska kirjauksia ei tehdä asiakkaan luona, lisää tämä välillisen työajan osuutta. Matka-ajan osuus on saatu erillisellä seurannalla ja se on Kuisman mukaan oikeansuuntaista, mutta ei vastaa reaaliaikaista tietojen tallentumista.

 

Taloudellisten tietojen saanti ostopalvelutoiminnasta ei ole täysin samansisältöistä kuin oman toiminnan osalta.  Tämän lisäksi kaupunkien kustannuspaikkahierarkiat ja tiliöintirakenteet vaihtelevat ja näin ollen esimerkiksi vyörytettävien kustannusten esiin saamisen vaatii tarkkaa määrittelyä. Laskentakaavat on kuvattu selkeästi, mutta niiden käyttö vaatii avaamista esimerkkien ja keskustelun avulla. Jälkikäteen on todettava, että yhteistyöstä toteutusvaiheessa esimerkiksi Turun kanssa olisi ollut hyötyä, sillä sielläkin kotihoidon tietovaraston rakentaminen lähti myös perusteista.

Onnistumisen edellytyksinä Kuisma pitää hyvin tehtyjä määrittelyjä ja tuotetun tiedon laadun varmistamista.

 

- Ellei määrittelyjä tehdä kunnolla, ei voida onnistua. Hyvä määrittely takaa perustan tiedon laadulle. Tässä oleellista on saada tiedon tuottajat ymmärtämään, mitkä tiedot ovat merkityksellisiä ja miksi. Pitää muistaa tasapaino tiedon määrän, laadun ja käytettävyyden suhteen.

 

Päivi Kuisma kehottaa sote-tietojohtamisen kehittämistä miettiviä tekemään yhteistyötä toisten kuntien kanssa ja hyödyntämään jo olemassa olevia tuotoksia.

 

- Kerran keksittyä ei kannata lähteä itse alusta tekemään. Sen sijaan kannattaa sovittaa jo toimiviksi testattuja malleja, kuten tässä hankkeessa kehitettyjä, omaan järjestelmään sekä miettiä tarvittaessa oman toiminnan kirjaamistapojen muuttamista.

 

Kuisman mielestä nyt olisi myös panostettava tiedon hyödyntämiseen sekä paikallisesti että valtakunnallisesti. Tiedonkeruu olisi hyvä automatisoida mahdollisimman pitkälle ja päällekkäistä keruuta valtakunnallisesti pitäisi vähentää. 

***

SOTE-TIETOJOHTAMISHANKE
Turun kaupunki osallistui KuntaIT-yksikön Sote-tietojohtamishankkeeseen, jossa kehitettiin sosiaali- ja terveystoimen johtamista ja päätöksentekoa tukevia työkaluja. Pääpaino oli tuottaa kuntien ydinpalvelujen tietojohtamiseen tarvittavia tuottavuus-, vaikuttavuus- ja laatutietoja. Työkaluja testattiin asiakasympäristössä Oulussa, Tampereella ja Turussa.
 
Hankkeessa tuotettiin kotona asumista tukevien palveluiden arviointia varten tuottavuus-, vaikuttavuus- ja laatuindikaattorit,  toimintaympäristön kuvaus, tieto- ja tiedonhallintamääritykset sekä kuvaukset tiedon jakeluun, jalostukseen ja tuotantoon. 

Tutustu määrityksiin ja dokumentaatioon https://wiki.kuntait.fi / Sote-tietojohtaminen (vaatii kirjautumisen)!