Kuntajohdon on aika haastaa nykyiset toimintamallit
Kunnissa tarvitaan ajattelun ja johtamisen muutosta. IT on nähtävä osana johtamista ja toiminnan kehittämistä, ei pelkästään mahdollistajana. On aika haastaa nykyiset toimintamallit samalla kun yhteistyötä kuntien kesken ja kuntien ja valtion välillä on parannettava, sanoo IT-johtaja Matti Franck valtiovarainministeriön KuntaIT-yksiköstä.
- Käynnissä on suuri, kaikkia kuntia koskeva muutos. Tietohallinnon osaamisen painopiste on siirtymässä perinteisestä infrastruktuurin toteuttamisesta strategiseen johtamiseen ja toimittajahallintaan, Franck perustelee.
- Silti tietohallinnon yhteydessä käytetään usein termiä strateginen sovittaminen tai strategic alignment. Se kuitenkin antaa väärän kuvan, sillä tietohallinto ei ole vain johtamiseen sovitettu muutoksen mahdollistaja vaan aktiivinen tekijä, oleellinen osa muutosta ja sen toteuttamista. Tämä edellyttää, että kuntajohto sekä ymmärtää tietohallintoa että osaa hyödyntää sitä − osaa ottaa siitä kaiken irti.
Tarvitaan parempaa yhteistyötä
Ajattelutavan muutoksen lisäksi Matti Franck peräänkuuluttaa parempaa yhteistyötä kuntien kesken sekä valtionhallinnon kanssa.
- Yhteistyö kuntien ja valtion välillä ei ole sillä tasolla kuin pitäisi. Asioita tehdään monessa paikkaa päällekkäin, vaikka näin tuhlataan resursseja.
- Kun valtionhallinnon rooli tietohallinnon ohjaajana korostuu, tarvitaan entistä enemmän osaamista. Valtionhallinnon pitäisikin hyödyntää enemmän kunnista, yliopistoista ja korkeakouluista löytyvää osaamista. Toimintaa olisi lähdettävä kehittämään yhdessä.
- Uskon, että osaamisen kehittyminen ja vapaaehtoisuuteen perustuva hyvä yhteistyö kuntien kesken sekä kuntien ja valtionhallinnon välillä parantavat parhaiten tehokkuutta ja asioiden etenemistä, ei niinkään pelkästään tiukkoihin lakeihin perustuva ohjaus.
Tehokkuutta toimintamalleilla
Matti Franckin mukaan tietohallinnon yhteishankkeissa ja yhteisissä kehittämisprojekteissa on yksi suuri ongelma.
- Yhteishankkeita ja kehittämisprojekteja tehdään tehottomasti ja tuloksia saadaan liian hitaasti. Hankkeisiin menee liikaa aikaa ja rahaa. Resursseja hukataan turhaan.
- Ohjelmissa ja projekteissa pitäisikin kiinnittää enemmän huomioita relevanttien tavoitteiden asettamiseen ja oikea-aikaiseen kustannus-hyötyarviointiin sekä nopeaan käyttöönottoon. Samoin olisi panostettava aiempaa enemmän projektiosaamiseen ja -hallintaan – erityisesti ohjausryhmätyöskentelyyn ja päätöksentekoon, sekä olemassa olevien työkalujen hyödyntämiseen.
Franck nostaa esille 20 suurimman kaupungin tuottavuusohjelmassa työstetyn IT-toimintamallin.
- Kyseessä on toimintamalli, joka kertoo, miten tarvittavaa uudenlaista osaamista järjestetään niin, että tietohallinto laitetaan hyödyntämään kunnan asiakkaita ja toimialoja. Eli kuinka IT:tä käytetään johtamisen välineenä.
Kokonaisarkkitehtuuri kiinteä osa johtamista
- Muutoksen johtaminen on haasteellinen osa kunnan toiminnan johtamisessa ja strategian toteuttamisessa. Muutos toimeenpannaan projekteilla ja ohjelmilla, joiden tehokas toteutus edellyttää selkeitä suuntaviivoja. Kokonaisarkkitehtuuri, arkkitehtuurin kehittäminen ja hallinta antavat työkaluja muutoksen suunnitteluun ja toteuttamiseen samalla kun projektinhallinta toimii työvälineenä muutoksessa, Franck sanoo.
- Esimerkiksi asiakaspalvelukeskushanke, jossa kyse on kunnan palvelutuotannon järjestämisestä täysin uudella tavalla, on merkittävä muutos. Näissä kannattaa aina toimia yhteistyössä ja hyödyntää olemassa olevia toimintamalleja ja osaamista, hän lopettaa.
Matti Franck kertoi tietohallinnosta muuttuvan kuntajohtamisen tukena valtiovarainministeriön KuntaIT-yksikön järjestämässä Muuttuva kuntajohtaminen -seminaarissa 22.3.2011. Helsingissä järjestettyyn tilaisuuteen osallistui paikan päällä lähes 100 kuntien edustajaa ja verkkolähetyksen kautta lähes 40 henkilöä 15 paikkakunnalla ympäri Suomen sekä Tallinnassa. Tilaisuuden esitykset ja videoinnit ovat nähtävissä VM:n sivuilla.