Paperiarkistoinnista kannattaa pyrkiä eroon
Asianhallintajärjestelmän ja metatietojen toteutus Sähke2-standardin mukaisesti mahdollistaisi vuonna 2015 kuntien sähköisten tietojen siirron Kansallisarkistoon säilytettäväksi, mikäli sitä ennen saadaan aikaan asianomaiset päätökset ja lakimuutokset. Linjauksia ja päätöksiä odotellessa kuntien kannattaa siitä huolimatta määritellä tietojärjestelmänsä Sähke2:sen mukaisesti.
Asiakirjahallintaa ja sähköisten aineistojen säilyttämistä tukevia ratkaisuja kehitetään vauhdilla sekä kunta- että valtionhallinnossa.
Arkistolaitoksen sähköisten aineistojen hallinta (SAHA) -hankkeen tavoitteena on parantaa sähköisten aineistojen kokonaisuuden hallintaa julkishallinnossa. Hankkeen yhtenä lopputuloksena syntyy keskitetty sähköinen vastaanotto- ja säilytyspalvelu, joka on helmikuun alussa 2011 asiakkaiden käytettävissä. Eduskuntaan on syksyllä menossa lakiehdotus julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta ja tietojärjestelmien yhteentoimivuudesta. Arkistolakia ollaan myös uudistamassa…
Huomio yhteentoimivuuteen
Asiakirjahallinnan ja sähköisen säilyttämisen kehittämisprojektit linkittyvät julkisen sektorin kokonaisarkkitehtuurityöhön sekä tietojärjestelmien yhteentoimivuuden ja yhteensopivuuden yleisiin tavoitteisiin. Yhteentoimivat tietojärjestelmät ja tehokkaat palveluprosessit minimoivat tiedon hakuun ja uudelleen tallentamiseen käytettävän ajan.
- Pyrimme tekemään mahdollisimman yhteentoimivia ratkaisuja sähköisten aineistojen hallintaan ja säilytykseen. Kuntien yhteinen tehtäväluokitus ja eAMS-perusmalli mahdollistavat kuntasektorin asiakirjahallinnan yhdenmukaistamisen ja tehostamisen, kertoo Arkistolaitoksen kehittämisjohtaja Päivi Happonen.
Kuntien tehtäväluokitusta käytetään yhtenä pohjana kehitettäessä käynnistettävää julkishallinnon tehtäväkohtaista luokitusta. Näin kunnille ja valtionhallinnolle saadaan yhteinen tehtäväluokitus, mikä helpottaa sähköistä tiedonsiirtoa ja tallentamista osapuolten välillä. Esimerkiksi kun kunnan valtionhallinnolle lähettämässä lausuntopyynnössä oleva tehtäväluokka tarkoittaa samaa kuin vastaanottavan organisaation vastaava tehtäväluokka, lausuntopyyntö tallentuu automaattisesti oikeaan ryhmään vastaanottavassa järjestelmässä.
Tietojärjestelmät Sähke2:sen mukaiseksi
Arkistolaitoksen VAPA-vastaanotto- ja palvelujärjestelmä, johon valtionhallinnon organisaatiot voivat tallentaa pysyvästi säilytettäviä, sähköisessä muodossa olevia, arkistolaitoksen SÄHKE-määräykset täyttäviä asiakirjojaan, on käytössä alkuvuonna 2011.
- Vuosina 2011–2014 tarjoamme VAPA-palvelua valtionhallinnon organisaatioille. Vuonna 2015 arkistolaitoksella on mahdollisuus teknisesti ja toiminnallisesti laajentaa sähköistä säilytyspalvelua valtionhallinnon ulkopuolelle. Tämä edellyttää kuitenkin linjauksia siitä, miten kuntien pysyvästi säilytettävän aineiston sähköinen säilyttäminen ratkaistaan. Mielestäni päätöksiä asiasta kaivataan pikaisesti, jotta kunnat eivät toteuta lyhytnäköisiä ratkaisuja, Happonen sanoo.
- Päätöksiä odotellessa kuntien kannattaa siitä huolimatta määritellä tietojärjestelmiinsä asiakirjojen sähköinen käsittely ja säilyttäminen Sähke2:sen mukaisesti. Tämä auttaa täyttämään uuden yhteentoimivuuslain velvoitteita. Paperiperusteisista käsittelyprosesseista ja paperiarkistoinnista tulee pyrkiä eroon. Olisi myös hyvä, jos kunnat jaksaisivat vaikuttaa siihen, että saisivat mahdollisimman hyvin toimivan, luotettavan sähköisen säilytyspalvelun käyttöönsä, Päivi Happonen kannustaa.
***
Kuntien eAMS-perusmalli ja käyttöönotto-ohje löytyvät KuntaIT:n verkostoportaalista wiki.kuntait.fi.