Sote-tietojohtamishankkeen työmäärä yllätti Oulussa – asiakaslähtöisyys parantunut

 

Lähtökohta sote-tietojohtamisen kehittämiselle oli Kälkäjän mukaan Oulussa hyvä. Kotihoidon osalta tietovarasto ja iso osa indikaattoreihin tarvittavista lähtötiedoista olivat jo olemassa. Samoin toimintakyvyn mittaaminen on kotihoidossa vakiintunut käytäntö. Myös muut tiedonkeruukäytännöt ovat kehittyneitä, ovathan ne olleet käytössä jo vuodesta 2004.

 

- Silti työmäärä yllätti. Indikaattorien poimintasääntöjen määrittely ja toteuttaminen teetti työtä. Kustannusten osalta tilaaja-tuottaja kuvio toi omat haasteensa. Kustannusten kohdistuminen nimenomaan säännölliseen kotihoitoon kustannuspaikkatasolla vaati lisää määrittelyjä ja ostopalvelujen kustannukset piti poimia useilta eri tileiltä. Vaikka indikaattoreiden määrittelyt olivat hyvät, emme osanneet ennakoida kaikkea. Jouduimmekin tekemään lisää tarkentavia määrittelyjä projektipäällikön johdolla.

 

Oulun sote-johto on ollut alusta alkaen aktiivinen. Jo alkuvaiheessa haluttiin mukaan määrittelyihin omia lisäyksiä mm. kustannusten tarkastelua tili- ja yksikkötasolla. Indikaattorien valmistuessa niitä on otettu käyttöön jo tänä vuonna luottamusmiestason raportointiin. Käytössä ovat muun muassa asiakaspalveluvuosi, kustannukset ja tunnit Maple luokittain.

Vaikuttavuusindikaattoreista käytössä ovat keskimääräinen ikä ja toimintakyky säännölliseen kotihoitoon tultaessa, säännöllisen kotihoidon piirissä oloaika ja keskimääräinen toimintakyky, toimintakyvyn muutos säännöllisen kotihoidon aikana sekä keskimääräinen ikä ja toimintakyky siirryttäessä muiden asumispalveluiden piiriin.

 

Kotihoidon suunniteltujen ja toteutuneiden käyntien kohdentamisessa niin käyntien määrän, keston kuin käytetyn aloitusajan suhteen ei Marja Kälkäjän mielestä Oulussa täysin onnistuttu. Järjestelmästä ei saatu poimittua tietoja täysin luotettavasti, joten näiden indikaattoreiden osalta vaaditaan vielä jatkokehitystä järjestelmissä, mikäli niitä halutaan ottaa jatkuvaan käyttöön.

 

- Suunnitelmien ja toteumien välillä on aina jonkin verran eroa. Mikäli tätä eroa ei pystytä luotettavasti mittaamaan, sen seuraaminen ei kannata.

Edellytyksenä onnistumiselle Kälkäjä näkeekin tiedon luotettavuuden ja oikeellisuuden. Käytössä olevan asiakkuustiedon on oltava ajantasaista ja sellaisessa muodossa, että se voidaan poimia esimerkiksi SQL-haulla. Lisäksi on oltava yhteisesti sovitut ja noudatettavat käytännöt, miten ja mitä asiakastietoja kirjataan ja ylläpidetään. Pitää myös tietää, mitä kustannuksia kirjataan millekin kustannuspaikalle ja kohdenumerolle.

 

- Tiedon laatu on ykkösasia. Toiseksi on tärkeää että indikaattorityössä on mukana sekä substanssin että järjestelmien tietosisältöjen asiantuntijoita. Lisäksi on oltava osaavia tietotekniikan asiantuntijoita, jotka pystyvät poimimaan tarvittavat tiedot eri järjestelmistä ja tuottamaan ne indikaattoreiksi tietovarastoon.

 

Tahtoa laajentaa opittua muille palvelualueille löytyy. Marja Kälkäjän mukaan haasteeksi muodostuu strukturoidun tiedon löytyminen sekä suunnitelmien ja toteutumien tiedot. Kaikilla palvelualueilla ei tehdä kirjauksia vastaavalla tarkkuustasolla kuin vanhuspalveluissa.

Oulun sosiaali- ja terveystoimen strategisena tavoitteena on, että 92 % yli 75-vuotiaista asuu kotonaan. Uusien mittareiden avulla on saatu todennettua sen, kuinka kaupunki on taloudellisesti hyötynyt kotona asumisen tukemisesta.

 

- Saamme nyt ajantasaista ja oikeaa tietoa sosiaali- ja terveystoimen johtamiseen ja päätöksentekoon. Aikaisemmin tämän tyyppisen tiedon tuottaminen ei ole ollut mahdollista. Mittarit mahdollistavat myös asiakasrakenteemme ja siinä tapahtuvien muutosten sekä näiden edellyttämien toimenpiteiden todentamisen. Asiakassegmentointi auttaa näkemään asiakkaiden ja heidän tarvitsemiensa palvelujen moninaisuuden kirjon. Tämä mahdollistaa parempien ja oikeudenmukaisten päätösten tekemisen sekä entistä parempien palvelujen kehittämisen, kertoo Oulun vanhuspalveluiden palvelujohtaja Rita Oinas.

 

Sosiaali- ja terveystoimen kehittämis- ja laatupäällikkö, Elina Välikankaan mukaan mittareita käytetään luottamushenkilöille jaettavissa seurantaraporteissa.

 

- Tämä on herättänyt heitä huomaamaan, mihin rahoja käytetään ja mitä niillä saadaan aikaan. Laajennamme jatkossa mallia koko sosiaali- ja terveystoimeen ja sovellamme luotuja toimintamalleja prosessilähtöisen mittaamisen kehittämiseen. Toimintatapoja uudistamalla haluamme parantaa asiakaslähtöisyyttä, kasvattaa tuottavuutta ja lisätä vaikuttavuutta.

***

SOTE-TIETOJOHTAMISHANKE
Turun kaupunki osallistui KuntaIT-yksikön Sote-tietojohtamishankkeeseen, jossa kehitettiin sosiaali- ja terveystoimen johtamista ja päätöksentekoa tukevia työkaluja. Pääpaino oli tuottaa kuntien ydinpalvelujen tietojohtamiseen tarvittavia tuottavuus-, vaikuttavuus- ja laatutietoja. Työkaluja testattiin asiakasympäristössä Oulussa, Tampereella ja Turussa.
 
Hankkeessa tuotettiin kotona asumista tukevien palveluiden arviointia varten tuottavuus-, vaikuttavuus- ja laatuindikaattorit,  toimintaympäristön kuvaus, tieto- ja tiedonhallintamääritykset sekä kuvaukset tiedon jakeluun, jalostukseen ja tuotantoon.