Toiminnan uudistus edellyttää tietoisuutta
Asiakkuusstrategia, tarve perehdyttää päättäjät tietoteknisiin ratkaisuihin ja niiden hyötyihin sekä kuntien prosessien uudistaminen mietityttivät kuntakiertueen Kajaanin, Oulun ja Rovaniemen tilaisuuksiin osallistuneita kuntakentän toimijoita. Kuntasektorille peräänkuulutettiin samalla isoja linjauksia.
Asiakkuusstrategiaan lisäpotkua Kajaanissa
Kajaanissa on käynnissä useita toisiinsa nivottuja kehittämishankkeita. Asiakaspalvelua keskitetään yhteen palvelupisteeseen. Tiedonohjaussuunnitelma on työn alla. Keskushallinnon organisaatiota muutetaan osittain valtakunnalliseen tehtäväluokitukseen pohjautuvaksi tiimiorganisaatioksi. Myös sähköisen asioinnin
kehittäminen on ajankohtaista.
Kajaanin kehityspäällikkö Tuula Romppanen osallistui KuntaIT:n Kajaanin tilaisuuteen, koska luvassa oli tietoa kuntien sähköisestä asioinnista ja palveluista, joilla voisi kehittää toimintaa.
- Tilaisuus täytti enemmän kuin hyvin odotukset. Sain hyvän kokonaiskuvan siitä, mitä kaikkea KuntaIT sisältää sekä uusia ajatuksia ja näkökulmia omaan kehitystyöhömme.
Romppasta kiinnosti erityisesti asiakaspalvelukeskuskonsepti ja asiakkuusstrategia.
- Tilaisuuden jälkeen saamani lisämateriaalin pohjalta työstämme oman asiakasstrategiamme ja tarkistamme suunnitelmiamme tulevasta asiakaspalvelukeskuksesta. Myös Kuntarekry ja tietojohtaminen herättivät kiinnostusta.
IT:llä on Tuula Romppasen mielestä merkittävä rooli kuntien asiakaspalveluiden kehittämisessä.
- Sähköisestä asioinnista on tullut arkipäivää jo monissa palveluissa. Meidän on pystyttävä vastaamaan kuntalaisten muuttuviin toimintatapoihin. Hyödyntämällä IT:tä entistä tehokkaammin ja kehittämällä IT-prosesseja voidaan parantaa tuottavuutta tilanteessa, jossa kuntatalous on erittäin tiukka ja henkilöstö eläköityy hurjaa vauhtia. KuntaIT tukee ratkaisuillaan kuntien palvelujen ja toimintojen kehittämistä sekä luo myös foorumin kuntien väliselle yhteistyölle ja osaamisen jakamiselle.
Päättäjien on perehdyttävä tietoteknisiin ratkaisuihin
Oulunsalon valtuuston puheenjohtaja Juhani Nousiainen on vuodesta 1967 lähtien työskennellyt kuntien tietotekniikkaratkaisujen parissa.
- Nykyisillä kuntien tietotekniikkaratkaisuilla ei voida enää nostaa merkittävästi kunnallisten palvelujen laatua eikä hillitä niiden jatkuvasti nousevia kustannuksia. Tämä johtaa palvelutason rapautumiseen ja kohtuuttomaan kunnallisverotukseen.
- KuntaIT on ymmärtänyt kuntien nykyiset haasteet oikein. Kuntien operatiivisia järjestelmiä, esimerkiksi palkka- ja henkilöhallintoa sekä taloushallintoa, hoidetaan useilla teknisillä ratkaisuilla, joita ylläpitävät eri toimittajat. Tällöin ylläpitokustannukset ovat valtavat koko kuntasektorilla. Toinen lähtökohta − sähköiset palvelut koteihin − on myös aivan lapsen kengissä.
Kuntaliitoksiin Nousiainen suhtautuu pääasiassa myönteisesti.
- Kuntaliitosta on harkittava vakavasti, jos yhteinen elinkeinopolitiikka lisää alueen elinvoimaa selvästi ja mahdollistaa kuntalaisille tasa-arvoiseen kunnallisverotukseen perustuvat palvelut.
KuntaIT:n Oulun tilaisuudessa Nousiainen sai hyvän kuvan tulevien kehityshankkeiden nykytilasta. Hän patistaa päättäjiä perehtymään tietoteknisiin ratkaisuihin ja niiden tarjoamiin mahdollisuuksiin tulevaisuuden strategioita pohtiessaan.
- Kunnilla on IT-puolella tarvetta alentaa ylläpitokustannuksia. Tämä onnistuu vähentämällä operatiivisten järjestelmien kirjoa ja järjestämällä niiden ylläpito, kuten help desk, uudelleen. Työ on erittäin haastavaa, silti se on aloitettava nyt. Uskon, että tulevaisuudessa kuntalaiset voivat käyttää sähköisiä palveluita omilta päätteiltään.
Rohkeasti turhat pois prosesseista
Jos sähköiset palvelut ja IT-ratkaisut toteutetaan olemassa olevien prosessien päälle, saadaan aikaan vain lisää työkuormaa ja rasittavuutta, sanoo Rovaniemen tietohallintojohtaja Harri Ihalainen.
- Kun mietitään palvelujen ja toimintojen sähköistämistä tai uusia IT-ratkaisuja, olisi hyvä ensin pohtia miten toimintaa voidaan uudistaa. Tämä tarkoittaa prosessien avaamista rohkeasti ja turhien asioiden karsimista. Vasta sen jälkeen on aika miettiä ja toteuttaa tarvittavat IT-ratkaisut. Tätä KuntaIT:kin voisi enemmän korostaa.
Kuntakiertueen Rovaniemen tilaisuuteen osallistunut Harri Ihalainen oli hieman pettynyt tilaisuuteen, sillä hän olisi toivonut laajempaa osallistumista Pohjoisen kunnista. Ihalainen kaipasi myös KuntaIT:ltä strategisempaa valmisteluroolia ja enemmän tietoa valmisteilla olevista lakiuudistuksista.
- Hankepohjaisista jutuista osa onnistuu, osa ei. Kuntasektorille tarvittaisiin isoja linjauksia − vastaavia kuin kokonaisarkkitehtuuripohjainen lähestyminen. Toisaalta on tarvetta pikavoitoille matalan kynnyksen asioissa, esimerkiksi levittämällä parhaita käytäntöjä onnistuneista toimintatapojen muutoksista. Näin ruokittaisiin innostusta. Kaipasin myös näkemyksiä kansallisarkiston, SADe-ohjelman ja KPK ICT:n tulevaisuudesta.
Rovaniemi on ollut aktiivisesti kehittämässä KuntaIT:n asiakaspalvelukeskustoimintamallia.
- Yhteistoiminta ASPA-hankkeessa Oulun ja Kuusamon kanssa syvenee. On hyvä, että KuntaIT katsoo rahoittajan roolissa hankkeen etenemistä.
Ihalaisen mielestä KuntaIT voisi myös tukea kuntien ja kaupunkien kehittymistä kiinnostavaksi työnantajaksi.
- Tietohallinnan ammattilaiselle kunnat tarjoavat monipuolisia haasteita ja työmahdollisuuksia. Tätä puolta pitäisi tuoda enemmän esiin, jotta jatkossa varmistetaan asiantuntevan työvoiman saanti.