Turussa Sote-tietojohtamishankkeessa kyse oli oppimisprosessista

 

- Lähdimme mukaan Sote-tietojohtamishankkeeseen hankkimaan kokemuksia tietojen yhdistämisestä eri perusjärjestelmistä. Halusimme kartoittaa lähtötilanteen: kuinka paljon on tarvetta parantaa olemassa olevan tiedon laatua, millaisia haasteita tiedon poiminnassa eri järjestelmistä on, ja miten valita mittarit, joilla on johtamisen ja päätöksenteon kannalta merkitystä, sanoo erityisasiantuntija Mari Siimar Turun kaupungin sosiaali- ja terveystoimesta.

 

Kyseessä oli jatkokehityshanke, jossa hyödynnettiin ensimmäisen tietovarastohankkeen tuotoksia. Nyt haastetasoa nostettiin, sillä Turun sosiaali- ja terveystoimen raportoinnin tiedot kerätään useiden eri toimittajien ohjelmistoista ja toki usein vielä manuaalisesti tai puolimanuaalisesti. Niinpä Siimarin mukaan oli alusta alkaen selvää, että lähtöjärjestelmien tietojen yhdistäminen raportointia varten tulisi olemaan erittäin haastavaa.

 

- Jo projektin alkaessa oli meille selvää, että eri lähtöjärjestelmien tietorakenteet esim. organisaatiohierarkiat ovat erilaiset. Ei helposti löydy tunnistetietoja, joiden avulla voitaisiin tiedot yhdistää yhteiseksi organisaatiohierarkiaksi tai toiminnallisiksi vastaavuuksiksi.  Koska uusi SAP -talousjärjestelmä oli tulossa kaupungin käyttöön vuoden 2011 alussa, siksi emme tässä vaiheessa edes pyrkineet tiedon tuottamisessa korkeaan automaatioasteeseen.

 

Hyvänä asiana Siimar pitää hankkeen projektipäällikön kehittämää indikaattorien luomismenetelmää: ”Tieto ei ole yhtä kuin toiminta ja sitä ei tarvitse kattaa 100-prosenttisesti. Jo 30-prosentilla pääsee alkuun, kunhan ymmärretään tiedon ja toiminnan yhteys”.

 

Tietovarastojen käyttö raportoinnissa ei Siimarin mielestä ole aina kaikissa tapauksissa kustannustehokasta. Tietotuotannon automatisointi tietovarastoinnin kautta ei ole halpaa: se vaatii maksajalta hyvää tietojohtamisen osaamista ja tuloksekasta johtamisen ja päätöksenteon kannalta merkityksellisten mittareiden määrittelyä. Koska tämä ei useinkaan onnistu ensimmäisellä kerralla, niin tietovaraston laaja tietopohja, antaa mahdollisuuden joustavasti reagoida muutostarpeisiin. Tietotarve voi muuttua nopeasti toimintaympäristönkin muuttuessa.

 

- Kustannustehokas tiedon tuottaminen edellyttäisi standardoituja rajapintoja perusjärjestelmien tiedon hyödynnettävyyden parantamiseksi ja oman kriittisen ”liiketoimintatiedon” systemaattista mallintamista. Tätä ajatusta tukee myös tulossa oleva tietohallintolaki.

 

Turussa Rim-mallin testausta pidettiin lisätyönä, kun käytössä oli jo toimiva käsitemalli. Tuloksena oli kuitenkin omakohtainen tieto siitä, että yhteisen tietovaraston tietorakenteen luomiseen kannattaisi käyttää vähemmän energiaa. Sen sijaan panostaa enemmän sote -käsitemallinnukseen ja sen mukaiseen perusjärjestelmien rajapintojen standardointiin.     

 

Siimar pitää Sote -tietojohtamisprojektia hyvänä ja opettavaisena.

 

- Kokonaisuudessaan onnistuimme mielestäni aika hyvin. Projektin aikana toteutettu olemassa olleen käsitemallin laajennus on tärkeä. Olemme voineet määritellä oman liiketoimintamme kannalta tärkeät taloustiedon lisäykset ja rakentaa niiden yhteydet tietovaraston tuotantoprosessiin mittarien tuottamiseen asti. Indikaattorien luomismenetelmä on myös hyvä ja sitä voidaan mahdollisesti laajentaa kattamaan muitakin SoTen toimintoja.

 

Varsinainen ahaa-elämys oli Siimarin mukaan havainto, että olipa mittari mikä tahansa, sen tuottamiseen tarvittavan tietopohjan muodostavat tietoalkiot asiakkaasta, taloustiedoista, suoritteista, organisaatiorakenteesta, resursseista ja niiden välisistä yhteyksistä.

Haasteita projektin tuotosten jatkohyödyntämiselle muodostaa se, että projektissa kehitettyjä tietotuotteita ei ole integroitu olemassa oleviin johtamis- ja päätöksentekoprosesseihin. 

 

- Jotta käyttäjät eli johtajat saadaan sitoutumaan, heidät pitäisi ottaa mukaan heti alussa miettimään toiminnan tavoitteista lähteviä tietotarpeita. Nyt edettiin päinvastoin – kehittäminen ei lähtenyt organisaation tarpeista eikä indikaattoreista ole selkeää linkkiä johtamisjärjestelmän tarvitsemaan tietoon. Näin avoimeksi jää, kuinka merkitykselliseksi johto kokee mittarit. Viime kädessä tietotuotannon vaikuttavuudesta syntyy vain puolet mittarin tuottamasta tiedosta, toinen puoli syntyy siitä, miten mittaria ja sen tuottamaa tietoa tulkitaan ja käytetään johtamisjärjestelmän mukaisesti palvelutuotannon sopeuttamisessa.

 

Johtajien sitouttaminen tiedon määrittämiseen, käyttämiseen ja laadun varmistamiseen saadaan aikaan kehitetyn vuorovaikutteisen jalkauttamismallin avulla ja tiedon oikeellisuuden ja nopean saannin kautta. Kaupunkitasoisen tietojohtamisen ja kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen on alkamassa keskushallintotasolla.

 

****