Uusia mittareita asiakaskohtaisen kustannusvaikuttavuuden laskemiseen

 

 

- Tuotimme viitekehyksen siihen, mitä tietojohtaminen tarkoittaa kunnissa, ja mitä tietoa tarvitaan kuntien ydinpalvelujen johtamiseen ja kehittämiseen. Huomattavaa on myös, että johdon tarvitsemien tietojen tuottamista testattiin oikeissa järjestelmäympäristöissä Oulussa, Tampereella ja Turussa.

 

Hanke kumosi Kurjen mukaan vallalla olleen uskomuksen siitä, että vaikuttavuutta ei pysty määrittelemään.

 

- Määrittelimme hankkeessa kotona asumista tukevien palvelujen vaikuttavuuden ja loimme sille mittarit. Lähtökohtaisesti muutimme vaikuttavuustiedon kustannusvaikuttavuudeksi eli pyrimme laskemaan millainen taloudellinen hyöty syntyy siitä, kun palvelujen vaikuttavuus paranee.  Muutettaessa hyvinvointihyöty euromääräiseksi saadaan tietoa, joka auttaa tuottavuuden ja kustannusvaikuttavuuden kehittämisessä.

 

- Tietojen avulla voidaan seurata ja ennustaa kuinka pitkään palveluja käyttävät vanhukset keskimäärin pysyvät kotihoidossa. Tämä mahdollistaa kustannusten kehittymisen arvioimisen. Lisäksi mittareiden avulla voidaan tarkastella kuinka hyvin asumispalveluiden painopistettä onnistutaan siirtämään kotona asuviin.

 

Asiakasvaikuttavuusindikaattorina käytettiin onnistuneesti toimintakyvyn kehittymistä. Pilottikaupungeista Oulun tulokset osoittivat selkeästi, kuinka pidentämällä kotihoidon palvelun piirissä oloaikaa, kustannusvaikuttavuus paranee.

 

Pentti Kurki nostaa yhdeksi merkittävimmistä saavutuksista työkalujen luomisen todellisten asiakastason tuotantokustannusten laskentaan. 

 

- Kehitimme kustannusvaikuttavuustiedon keräämiseen toimivat asiakas- ja segmenttitasoiset laskentamallit. Ne tuottavat tietoa niin välittömistä kuin välillisistä kustannuksista, kuten matkakustannuksista, toimintoryhmätasolla. Mittamaalla asiakassegmenttikohtaista asiakastuottavuutta voidaan palvelut kohdentaa ja rajata tiettyihin, niitä tarvitseviin asiakasryhmiin. Uudet mittarit ovat myös geneerisiä, eli ne ovat sovellettavissa kaikkiin muihin palveluihin toimialasta riippumatta.

 

Kurki korostaa, että kun yli 90 prosenttia tuotantokustannuksista kohdistuu henkilöstöön, nopein ja merkittävin tapa kehittää palvelujen tuottavuutta on lisätä asiakastyön osuutta työstä.

 

- Tehokkuuden kannalta ratkaisevaa on se, mitä työllä tehdään. Mitä enemmän aikaa käytetään asiakkaalle lisäarvoa tuottavaan työhön, sen tehokkaampaa toiminta on.

 

Täysin vertailtavien kustannuslaskentamallien osalta vaaditaan hieman jatkokehittämistä.

 

- Kaupunkien toimintamallit ja tieto- sekä laskentasisällöt eroavat eikä mittareiden laskentalogistiikan ja -sääntöjen määrittelytyössä ollut riittävästi mukana pilottikaupunkien kustannuslaskennan perusteiden tuntijoita. Näin ei päästy täysin vertailtavaan tietoon.

 

Silti Kurki pitää saavutettua vertailtavuustasoa riittävän hyvänä, kunhan taustalla olevat laskentasisällöt tiedetään.

 

- Tuotetun tiedon ei tarvitse olla 100-prosenttisesti kattavaa, kunhan ymmärtää tiedon ja toiminnan yhteyden. Riittävän luotettavan johtamistiedon tuottamiseen ei todellakaan tarvita paljoa tietoja. Toki ne on yhdistettävä useista operatiivisista tietojärjestelmistä.

Pentti Kurki pitää pilotteja onnistuneina, vaikka pilottikaupunkien lähtötilanteet, tietojärjestelmät ja toimintakulttuurit erosivat toisistaan. Oulussa oli tietovarasto ollut jo olemassa useita vuosia, jolloin pilotti oli lähinnä jatkokehittämistä. Turussa ja Tampereella paukkuja pantiin perustan rakentamiseen.

 

- Oulussa tietoja pystytään jo käyttämään toiminnan kehittämiseen. Mittareiden avulla löydetään kehittämiskohteet, joille voidaan asettaa tavoitteet ja määritellä toimenpiteet. Toimenpiteiden toteutumista pystyy seuraamaan reaaliaikaisesti. Jatkossa tietoa löytyy myös simulointiin ja ennustamiseen. 

 

- On hienoa, että ydinpalvelujen todellisia asiakas- ja asiakassegmenttikohtaisia tuotantokustannuksia ja vaikuttavuutta voidaan seurata ja ennakoida.

 

Pentti Kurki kannustaa kuntia lähtemään rohkeasti liikkeelle tietojohtamisen kehittämisessä.

 

- Järjestelmä kannattaa rakentaa vaiheittain, ei kerralla kuntoon. Näin saadaan tuloksia nopeasti, mikä jo motivoi jatkamaan. Pala kerrallaan rakennettaessa järjestelmästä saadaan käyttäjien tarpeita vastaava.

 

- Vaikka aikataulu aiheutti haasteita, vastaavat kehityshankkeet voidaan toteuttaa nopeammin. Edellytyksenä on johdon sitoutuminen, ja selkeä projektointi sekä riittävä resurssointi. Ennen kaikkea johdolla on oltava selkeä tahotila ja intohimoa tiedon saantiin ja hyödyntämiseen. Tietohallinnon roolina on sitten toteuttaa toiveet.

***

SOTE-TIETOJOHTAMISHANKE
Turun kaupunki osallistui KuntaIT-yksikön Sote-tietojohtamishankkeeseen, jossa kehitettiin sosiaali- ja terveystoimen johtamista ja päätöksentekoa tukevia työkaluja. Pääpaino oli tuottaa kuntien ydinpalvelujen tietojohtamiseen tarvittavia tuottavuus-, vaikuttavuus- ja laatutietoja. Työkaluja testattiin asiakasympäristössä Oulussa, Tampereella ja Turussa.
 
Hankkeessa tuotettiin kotona asumista tukevien palveluiden arviointia varten tuottavuus-, vaikuttavuus- ja laatuindikaattorit,  toimintaympäristön kuvaus, tieto- ja tiedonhallintamääritykset sekä kuvaukset tiedon jakeluun, jalostukseen ja tuotantoon. 

Tutustu määrityksiin ja dokumentaatioon https://wiki.kuntait.fi / Sote-tietojohtaminen (vaatii kirjautumisen)!