Sähköisen tiedon käsittely, hallinta ja säilyttäminen suunnitelmalliseksi
Sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma (eAMS) helpottaa sähköisen tiedonhallinnan suunnittelua ja toteuttamista eri tietojärjestelmissä. eAMS on metatietojärjestelmä, jota eri tietojärjestelmät hyödyntävät. eAMS:ää ja tietojärjestelmiä koskevat vaatimukset sisältyvät arkistolaitoksen SÄHKE2-normiin, joka on otettava huomioon kaikissa niissä tietojärjestelmissä, joissa käsiteltävä tieto myös säilytetään sähköisesti.
Sähke2-normien mukaiset eAMS-tuotokset:
- Kuntien yhteinen tehtäväluokitus muodostaa sähköisen arkistonmuodostuksen rungon.
- Sähköisen arkistonmuodostuksen perusmallin tietosisältömääritys.
Malli kuvaa sähköisen arkistonmuodostuksen laatimisen, käyttöönoton vaiheistuksen ja tarvittavat toimenpiteet.
Yhtenäisen tehtäväluokituksen käyttöönotto lisää tiedon haun luotettavuutta, kun tietoa etsitään eri lähteistä samoilla periaatteilla. Hallinnon läpinäkyvyys kasvaa ja tiedon saatavuus tehostuu, kun käsittelyprosesseja virtaviivaistetaan. Asioiden käsittelyn seuranta helpottuu ja nopeutuu. Yhtenäinen tehtäväluokitus mahdollistaa julkisten tietojen käsittelyn yli organisaatiorajojen.
Siirtyminen kokonaan sähköisiin käsittelyprosesseihin vähentää paperipohjaisia prosesseja ja siten myös paperin kulutusta sekä paperiarkistoinnin tarvetta.
Ohjeet, tehtäväluokitus ja käyttöönottosuunnitelma löytyvät KuntaIT-portaalin eAMS-osiosta osoitteessa wiki.kuntait.fi/tiki-index.php.
Lue lisää >